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Soluciones · Workload & Capacity
Cargas de trabajo y gestión de capacidad
Medimos cuánto trabajo carga de verdad su equipo, en qué se va el tiempo y qué capacidad necesita. Con ese entendimiento reorganizamos el esfuerzo para que su gente trabaje de forma más eficiente y efectiva, antes de decidir contratar.
¿Le suena familiar?
Cuando la dotación se decide por percepciones, sin datos
Unas áreas están saturadas y otras tienen tiempo de sobra.
El equipo hace horas extra todos los meses y no sabemos si faltan personas o sobra desorden.
Todos hacen un poco de todo y nadie puede decir en qué se va el tiempo.
Los picos y el trabajo no planificado deciden la dotación, no un plan.
¿Qué resolvemos?
Del dato a la decisión sobre su gente
Un análisis de cómo se da el esfuerzo humano, con el nivel de detalle que la decisión necesita.
01
Medir la carga según los datos disponibles
- De ligero a intensivo: encuestas de carga percibida.
- Carga diaria de horas para CSC: una app diaria donde cada persona distribuye su día en bloques de 30 minutos, en 2 minutos al día.
- Procesos complejos y automatizados: minería de procesos sobre los registros del ERP o minería de tareas en las estaciones de trabajo.
Responde a: ¿cuál es realmente el factor limitante (el cuello de capacidad)?
02
Modelar la capacidad
Demanda contra oferta: volúmenes, picos y pronósticos, frente al equipo por habilidad y tipo de contrato, con ausencias y horas extra. Dónde se pierde capacidad.
Responde a: ¿hay una mejor forma de subir la utilización?
03
Rediseñar y planificar
Flujos “de punta a punta” actuales y meta, identificación de causas raíz, indicadores comparados con benchmarks de APQC y un plan para gestionar mejor su capacidad instalada y la dotación.
Responde a: ¿cómo hacemos más con el mismo equipo?
¿Cómo queda operando?
Primero entender qué pasa, después valorar opciones
Las decisiones sobre la interacción entre personas, procesos y sistemas quedan basadas en datos y no en percepciones. Su equipo se queda con los indicadores para medir el volumen de trabajo e inferir impactos y, en ciertos proyectos, con un modelo de capacidad para ajustarlo cuando cambie la proyección de demanda.
- Medición de carga ajustada al escenario y a la complejidad: buscamos que el diagnóstico nunca cueste más que el problema que resuelve.
- Entender los volúmenes y su impacto en la carga de trabajo.
- Cuando el trabajo es manual, Lean y talleres de proceso son suficientes. En entornos digitalizados y más complejos usamos minería de procesos y de tareas, y capacidades de simulación.
Experiencia
Nos ha tocado comprender cargas de trabajo y analizar capacidad en:
- el procesamiento de casos legales de una organización de abogados;
- el área de formalización de una institución financiera;
- las áreas de finanzas y control de un grupo empresarial;
- y la mayoría de los proyectos de servicios compartidos: para los SLA, el diseño del centro y el cálculo de las migraciones de trabajo al concentrar los procesos.
Tecnología, después del proceso
Herramientas que implementamos en esta línea
Primero el proceso y la buena práctica; la herramienta viene después. Los estudios puntuales (snapshot) no requieren implementar una herramienta como parte del proyecto.
Habilitador principal
mindzie
Minería de procesos y de tareas: a partir de los registros de los sistemas y de la actividad en las computadoras, revela cómo se da el trabajo en realidad, los volúmenes, los cuellos de botella y las microtareas.
Habilitador de apoyo
Cflow · Kissflow · Netoloji
Donde no hay registros, un flujo sencillo de bajo código empieza a recoger tiempos, volúmenes y estadísticas del proceso mientras ordena el trabajo.
Habilitador de apoyo
CostCtrl
Costos por actividad a partir del esfuerzo medido, cuando la decisión de capacidad también es una decisión de costos (p. ej., TDABC).
Tecnologías vía e-CGS, nuestra empresa hermana y partner tecnológico.
¿Le faltan personas o le sobra desorden?
Hablemos antes de contratar. 30 minutos con nuestro equipo.