Artículo de Otto Acuña N. MBA, CMC, CSSBB 🇨🇷 🇪🇪 – Publicado originalmente en INGLÉS en Arabian Business el 26 de abril de 2024
La mayoría de las organizaciones que se embarcan en el viaje de la transformación digital tienen declaraciones de visión muy generales y grandiosas, pero muchos líderes no pueden definir en qué se están transformando
Últimamente, he estado pensando con bastante frecuencia en la «gobernanza«, concretamente en la «gobernanza de la transformación digital«. Si a usted como CEO o como uno de los principales responsables de la toma de decisiones en su organización este tema no le entusiasma, o al menos no de la misma manera que el tema de «resultados», «KPIs» o «estrategia», no está solo.
Dirijo una empresa boutique de consultoría de empresarial, especializada en operaciones de back-office y también tengo una empresa en Estonia que es una B2B para otras empresas consultoras. Por lo tanto, mi día suele estar lleno de conversaciones sobre cómo mejorar el negocio, lograr la excelencia operativa y resiliencia en medio de esta avalancha digital en la que hemos estado inmersos durante los últimos 3-5 años.
Hoy en día, todo el mundo sabe que debe «transformarse digitalmente» y creo que la prioridad de esta iniciativa se entiende bien en el contexto de los objetivos estratégicos y los límites de cada organización. Lo que no está tan claro, al menos en mis interacciones, es «¿en qué nos estamos transformando?» y aquí es donde entra en juego la palabra gobernanza.
El problema con el término «transformación digital» hoy en día es que significa muchas cosas diferentes para diferentes líderes organizacionales. Esta descripción se da generalmente a un grupo discreto de iniciativas que pueden unirse bajo un mismo techo, como la migración a un nuevo ERP (sistema central donde se realizan la contabilidad, el aprovisionamiento y la facturación), el cambio en la forma de abordar el marketing a través de las redes sociales, la instalación de un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes), la incorporación de IOT (dispositivos conectados a internet) a las operaciones diarias de campo o la automatización de la planta de fabricación con alguna robótica u otras tecnologías. Todos ellos se engloban en términos «digitalizar», «transformarnos digitalmente» o similares.
La mayoría de las organizaciones que se embarcan en el viaje de la transformación digital tienen declaraciones de visión muy generales y grandes e incluso objetivos estratégicos en torno a la transformación digital, pero si les pides a los líderes que definan con precisión en qué se están transformando, probablemente tendrán que sentarse y pensar durante unos minutos para describirlo. Si le preguntas a tu equipo directivo, es posible que te propongan varias versiones de esa respuesta.
A través de diferentes relatos de las consultoras Big 4 y MBB y otras fuentes, se considera que el 70 por ciento de los proyectos de transformación digital fracasan. Creo que esta es una afirmación muy audaz que tal vez podría reformularse como «el 70 por ciento de todos los proyectos de DT tienen un éxito parcial y no han logrado lo que pensaban que harían». Este sentimiento de insatisfacción puede tomar la forma de «no se ha ampliado como queríamos», «no se ha adoptado ampliamente en todas las divisiones», «algunos éxitos, pero no en todas partes» o algo más dramático, en un porcentaje menor de casos.
Permítanme compartir mi propia definición de gobernanza de la transformación digital: «es un grupo de definiciones y reglas que te ayudan a cumplir tus expectativas de DT a pesar de ti mismo, alineando a todos sobre lo que deberían ser las prioridades y los logros operativos para un cambio de este tipo.
Los académicos definen la gobernanza exitosa en transformación digital como:
- Tener una visión compartida muy «operativa» de lo que es la transformación digital, de una manera que pueda ser reconocida por el nivel de producción o de operaciones y logística. Esta es una forma de decir que todos entienden en qué nos estamos transformando.
- Establecer prioridades de crecimiento para el portafolio de iniciativas de transformación digital. Eso significa controlar cuántos proyectos hay en marcha y centrar los recursos y la atención de la alta dirección en las iniciativas clave.
- Experimentar nuevas ideas o formas de lograr objetivos como una decisión y un proceso consciente. La experimentación por sí sola y mucho menos sin ninguna dirección puede no estar lo suficientemente focalizada y puede desperdiciar recursos. Las organizaciones deben establecer pautas de experimentación hasta el nivel más bajo de los rangos, de manera que permitan asignar tiempo y recursos para pensar «cómo hacer las cosas de manera diferente», de manera focalizada y dirigida. Además, los canales para enviar los resultados de este esfuerzo de experimentación y el procesamiento de estos resultados deben ser claros para todos.
- Toma de decisiones flexible hasta los niveles más operativos de la organización. Esto es en sí mismo un desafío para las empresas de Oriente Medio, donde la cultura empresarial fomenta una estructura muy clara en cuanto a la toma de decisiones y roles dentro de la organización. Una estructura muy clara (políticas, procesos, reglas de prioridad, etc.) sobre «cómo experimentar» podría funcionar, ya que la organización podría sentirse más cómoda para «encapsular los límites» de esa experimentación esperada dentro de su política de «Gobernanza de la Transformación Digital».
- Establecer principios operativos (lo suficientemente claros para que las personas actúen en consecuencia) que inoculen una «cultura digital» en todos los niveles de la organización, especialmente en los rangos inferiores que están más acostumbrados a operar dentro de políticas y procedimientos, de una manera más rígida. Los principios operativos son pautas que, a través de ejemplos operativos – asequibles a todos – , muestran el comportamiento y los criterios esperados cuando el personal se enfrenta a determinadas situaciones. Por ejemplo:
- «Cuando se le presentan 2 alternativas para lograr algo… Elegir aquella en el que la experiencia del usuario final, nuestro cliente, sea más sencilla y rápida»
- «En las reuniones, a la hora de presentar una idea, el pitch debe estar por debajo de los 5 minutos y contener el beneficio para el cliente o consumidor final y para el equipo operativo que se encarga del proceso. Puede agregar materiales adicionales para la discusión, pero resumidos en un máximo de 2 páginas»
Los principios operativos son directrices que impulsan el comportamiento de una manera muy clara. Tener declaraciones bien pensadas que ejemplifiquen lo que se espera de los empleados les ayuda a navegar por la innovación u otros cambios culturales en su trabajo diario.
Como CEO o responsable de la toma de decisiones clave en relación con su Iniciativa de Transformación Digital, puede empezar a evaluar su gobernanza de DT pidiendo a todos sus gestores de proyectos y a su equipo directivo que describan lo que significa la Transformación Digital para su empresa en su conjunto (no para los proyectos individuales). Es posible que encuentre algunas diferencias o incluso algunas preguntas sin respuesta en las respuestas. Este es un buen lugar para comenzar: asegúrese de que todos tengan una visión compartida a un nivel detallado.
Al aclarar en detalle la visión de un «tú transformado digitalmente», pueden surgir desajustes, pueden surgir preguntas sobre la escalabilidad y la discusión reflexiva de las prioridades sobre lo que está tratando de lograr le brindará orientación sobre los próximos pasos para gobernar sus iniciativas de DT como una cartera que está alineada en la dirección correcta.
En los últimos 4 años, con la pandemia en medio, muchas empresas se han embarcado en el viaje de DT, ya sea como reacción a condiciones desafiantes o como resultado de estrategias separadas o movimientos estratégicos. Nunca es demasiado tarde para evaluar la alineación de su viaje con los objetivos estratégicos de la organización actual y hacer ajustes para obtener el máximo beneficio de su inversión.
¿Cómo está tu gobernanza de transformación digital actualmente?
