Todos odiamos cortar costos…. pero es indispensable para la resilencia y sostenibilidad
por Otto Acuña N – Managing Director – EXYGE Consulting – Enero 2025
El panorama económico y empresarial de América Latina para 2025 requiere que las organizaciones adopten estrategias más sofisticadas y estructuradas para enfrentar los desafíos de un crecimiento moderado y un entorno incierto. En este contexto, la reducción de costos no solo es una necesidad operativa, sino también una palanca estratégica clave para garantizar la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. En un artículo anterior, hace casi 5 años en NearshoreAmericas afirmaba que «todo el mundo odia recortar costos, pero es algo que hay que hacer bien…..» y esta afirmación continua siendo cierta en 2025.
Esta nota de la serie Perspectivas del CEO presenta un marco ampliado para abordar la reducción de costos, no como una medida de emergencia, sino como un proceso integral y bien planificado, parte de la estrategia para lograr resiliencia ante lo imprevisto, que potencia la competitividad, alinea los objetivos estratégicos y protege la cultura organizacional.
El Contexto Económico y la Necesidad de Adaptarse
Crecimiento económico moderado
América Latina sigue atrapada en una trampa de bajo crecimiento, proyectando un avance económico limitado del 2,4% para 2025. En un entorno donde la inversión y el consumo privado son los motores principales, las empresas deben ser más inteligentes al asignar sus recursos.
Desafíos geopolíticos y sociales
La inestabilidad política y la polarización en la región, junto con factores externos como tensiones entre potencias globales y la fragmentación del comercio, incrementan la volatilidad y el riesgo para las empresas. Esto obliga a las organizaciones a mantener una gestión ágil, proactiva y resiliente.
Las oportunidades emergentes
Sectores como el nearshoring, servicios especializados y avances en tecnología asequible presentan oportunidades de diversificación y crecimiento, pero requieren recursos estratégicamente redistribuidos. Reducir costos no debe implicar sacrificar oportunidades clave, sino liberar capital para aprovecharlas.
Principios Fundamentales para una Reducción de Costos Exitosa
1. Análisis profundo del balance de costos
El primer paso es un mapeo detallado de la estructura de costos de la empresa. Esto implica:
- Analizar el gasto anual para identificar las principales categorías de costos y sus “drivers” o elementos que “generan el costo”.
- Comprender contratos vigentes y relaciones con proveedores: ¿cuáles pueden renegociarse o ajustarse?
- Identificar los costos recurrentes en suscripciones, sobretodo de servicios en la nube y analizar su utilización real, áreas de traslape y oportunidades para optimizar la infraestructura sin mayor impacto a la capacidad operativa.
- Identificar áreas de gasto desproporcionado frente al valor entregado.
Este análisis no solo revela áreas prioritarias para la reducción, sino también oportunidades para optimizar procesos y reestructurar la operación.
2. Priorizar lo esencial con el modelo de negocio mínimo viable
Determine qué procesos y actividades son indispensables para entregar valor al cliente. Clasifique:
- Imprescindibles: Directamente vinculados a la propuesta de valor central que proporciona el negocio y que sus clientes aprecian.
- Importantes: Añaden valor, pero podrían ajustarse sin mayor percepción por parte del cliente o sin afectar de forma importante la capacidad de operación.
- Accesorios: Prescindibles, secundarios o redundantes. Ponga mucha atención a los pagos de aplicaciones en la nube, pues las plataformas evolucionan en sus funcionalidades y a través del tiempo podría tener traslapes o servicios redundantes que son prescindibles.
La meta es garantizar que las decisiones de reducción protejan las áreas críticas de la operación mientras se optimizan recursos en actividades de menor impacto.
3. Actuar estratégicamente
En lugar de aplicar recortes horizontales o “parejos para todos” (que rara vez funcionan), enfoque las reducciones en el 70% u 80% del gasto que genera los mayores costos. Reduzca con cuidado en las áreas que, aunque costosas, no impacten negativamente en la operación esencial.
4. Implementación ágil pero rigurosa
El proceso no debería prolongarse indefinidamente, ya que la incertidumbre y las afectaciones al ambiente laboral y cultura organizacional empezarán a afectar la capacidad operativa, la reputación de la empresa y otros efectos negativos si los cambios se extienden mucho tiempo.
Las primeras fases de análisis, priorización y planificación deben completarse en un plazo máximo de 6-8 semanas. Esto asegura que las medidas sean implementadas antes de que los costos acumulativos representen una amenaza mayor. Idealmente los cambios deben implementarse lo suficientemente rápido como para que su efecto pueda verse en el mismo año fiscal
Demasiados cambios de forma prolongada (o la percepción de cambios prolongados) tiene un efecto de desgaste que puede ser devastador en su personal si no se controla.
Si hay medidas de mediano y largo plazo que puedan extender el proceso más allá de un período, es conveniente segmentar el plan por fases y enfocarse en ir completando etapas, estabilizando los cambios y cosechando los efectos de los ajustes de forma sostenible. Demasiados cambios de forma prolongada (o la percepción de que son prolongados) tiene un efecto de desgaste que puede ser devastador si no se controla.
Ampliando el Proceso: Comunicación, Personas y Monitoreo
Estrategia de Comunicación
Un plan de comunicación efectivo minimiza el impacto cultural y emocional de las decisiones difíciles:
- Transparencia: Explique las razones detrás de las medidas con claridad, sin rodeos.
- Frecuencia y consistencia: Establezca un calendario para comunicar avances y decisiones, evitando periodos prolongados de incertidumbre.
- Empatía: Reconozca el impacto humano y comunique con respeto. Sea solidario en lo posible, buscando una aplicación de los cambios que se perciba como justa y empática con los afectados y que demuestre respeto por las personas.
Gestión de Personas
Los empleados son el activo más valioso de una empresa. Incluso en momentos de austeridad, es crucial:
- Reasignar talento: Reciclar empleados hacia roles críticos o emergentes dentro de la organización.
- Si es posible, utilice la rotación natural para disminuir la necesidad de prescindir de las personas.
- Apoyar transiciones: Ofrecer paquetes de salida justos, programas de reentrenamiento o conectarlos con oportunidades externas (outplacement).
Tratar a las personas impactadas con respeto y solidaridad es tan importante para ellas como para las personas que se quedan en la organización. Una transición mal manejada genera rotación adicional que no fue planeada, potencialmente puede generar áreas de crisis operativa, daño reputacional y hasta impacto en los clientes o proveedores.
Involucre a su personal en la obtención de los objetivos de reducción de costo
Si ha sido transparente respecto a las medidas que deben tomarse y su personal percibe el proceso como justo y lógico dentro de las difíciles circunstancias, tal vez pueda involucrar al personal en iniciativas en donde ellos puedan contribuir o aportar ideas para mejorar. Ejemplos de estos programas son:
- Mejora de la logística interna en períodos pico para tratar de disminuir el tiempo extra y los gastos asociados a trabajar tarde (taxis, cenas y otros gastos asociados con trabajo fuera de la jornada normal).
- Recolecte ideas del personal para reducir costos y celebre los pequeños éxitos
- Procure que la aplicación de las ideas de la gente tengan un principio, un desarrollo y un fin, con medición de resultados y celebración en caso de éxito, asi como recolección de lecciones aprendidas si no tuvo éxito (algunas ideas pueden ser exitosas y otras no tanto, pero todas aportan un granito de arena al objetivo final).
Austeridad con indicadores claros
Establezca KPI específicos y medibles para monitorear el impacto real de las iniciativas. Ejemplos:
- Reducir costos de comunicación en un 10%.
- Optimizar inventarios para reducir costos en un 15%.
- Implementar automatización para ahorrar un 8% en tiempo y recursos administrativos.
Monitoree de forma detallada el avance en la obtención de los resultados esperados, centro de costo por centro de costo, con algun esquema de rendición de cuentas mes a mes. Un ejemplo de este tipo de prácticas es tener una llamada mensual con cada encargado de centro de costos, para ver los números del mes versus el mes pasado, versus el proyectado de presupuesto y el mismo mes el año pasado. Llevando a cabo este ejercicio de forma abierta y pública, con indicadores e identificando tendencias, entendiendo desviaciones de lo esperado y ajustando hacia adelante se logrará una dinámica de mejora continua aplicada a la reducción de costos.
Evitar las Trampas: Qué Puede Salir Mal y Cómo Prevenirlo
La reducción de costos, si no se maneja correctamente, puede traer consecuencias no deseadas. Entre los principales errores están:
- Recortes indiscriminados:
- Problema: Aplicar reducciones horizontales sin discriminar entre áreas críticas y secundarias.
- Solución: Basar las decisiones en un análisis detallado de los costos y su impacto.
- Impacto negativo en la moral y la cultura organizacional:
- Problema: La falta de comunicación adecuada puede generar desconfianza, desmotivación o resistencia.
- Solución: Diseñar un plan de comunicación claro y empático que mantenga a los empleados informados y comprometidos.
- Pérdida de capacidades clave:
- Problema: Despedir personal esencial o reducir actividades estratégicas puede comprometer la capacidad de la empresa para competir.
- Solución: Proteger los procesos y roles que son indispensables para la propuesta de valor.
- Enfoque a corto plazo:
- Problema: Tomar decisiones que generan ahorros inmediatos, pero que afectan negativamente la competitividad a largo plazo.
- Solución: Priorizar medidas sostenibles que alineen los recortes con la estrategia futura.
- Aplicar igual esfuerzo y enfoque a todos los tipos de reducción de costos:
- Problema: Dar la misma prioridad y esfuerzo a todas las iniciativas de reducción de costo por igual.
- Solución: Seleccione y priorice las iniciativas que le darán “más ahorro por su esfuerzo”. Es preferible lograr el 5% de reducción de algo que representa el 50% del gasto, que aplicar el mismo esfuerzo para obtener el 50% de algo que representa el 5% del gasto.
Por Dónde Empezar: Un Llamado a la Acción
Paso 1: Evalúe su situación actual
Realice un diagnóstico financiero exhaustivo para entender dónde está el mayor peso de sus costos. Si tiene posibilidad de incorporar un análisis de costeo basado en actividades, hágalo, pues le ayudará a orientar sus esfuerzos para mejorar su “huella de costo”, llamada tambien “run cost” (costo de mantener el negocio funcionando).
Paso 2: Defina prioridades
Identifique qué áreas tienen mayor potencial de ahorro con un impacto mínimo en la operación y qué procesos críticos necesitan protección. Realice un análisis de riesgo utilizando alguna herramienta que le permita visualizar las consecuencias de cada iniciativa no funcione o que algo salga mal, como el FMEA aplicado a riesgo.
Paso 3: Forme un equipo de trabajo
Asigne a un grupo multifuncional la responsabilidad de diseñar, implementar y monitorear las iniciativas de reducción de costos. En este grupo multifuncional deben estar no solo aquellos técnicamente cualificados, sino aquellos que le den credibilidad al proceso. Recuerde que la reputación del programa de reducción de costos es tan importante como la correcta ejecución del mismo.
Paso 4: Diseñe un plan de acción
Desarrolle un cronograma con objetivos claros, plazos definidos y métricas específicas para evaluar el progreso. Si le es posible, trate de que el “dashboard” con los KPIs sea público y actualizado al menos 1 vez al mes.
Paso 5: Involucre a la organización
Comuníquese de manera abierta con todos los niveles de la organización para garantizar alineación y compromiso.
Las oportunidades de nuestros tiempos…. 2025 y más allá
Además de abordar la reducción de costos de forma técnica, este periodo representa una oportunidad para evaluar las nuevas herramientas y plataformas que pueden coadyuvar al éxito de su iniciativa:
- Adoptar tecnologías como automatización y analítica avanzada que permitan acortar sus tiempos de ejecución y lograr mayor salida de los procesos (throughput).
- Fortalecer la resiliencia organizacional mediante la diversificación de mercados / productos / insumos / suplidores
- Aplicar esquemas de trabajo remoto o híbrido, empoderado por tecnologías colaborativas envolventes, que le permitan bajar su huella de costo en temas de infraestructura física.
- Invertir en la sostenibilidad de las medidas. El éxito de largo plazo de su iniciativa está en convertirlas en la nueva forma de hacer las cosas. Hay ahorros que brindan un efecto momentáneo pero se sabe que no se lograrán mantener. Priorice las medidas que pueden volverse un hábito nuevo, sostenible en el tiempo.
Reflexión final
La reducción de costos en 2024-2025 no es simplemente una táctica de supervivencia; es una estrategia para construir un negocio más ágil, eficiente y competitivo. Abordarla desde una perspectiva estructurada, alineada con los objetivos estratégicos y considerando el impacto humano permitirá a las empresas no solo superar los desafíos actuales, sino también prosperar en el futuro.
En EXYGE, ofrecemos asesoría especializada para diseñar e implementar programas de reducción de costos que maximicen su impacto positivo mientras mitigan los riesgos. Contáctenos para explorar cómo podemos ayudarle a optimizar su operación y posicionarse para el éxito en un entorno competitivo.
Recursos Adicionales:
- Conoce más de nuestros servicios en Optimización de Costos
- Guía Práctica sobre Guía Práctica sobre Reducción de Costos para Ejecutivos ( Booklet 56 pp) – Regístrate abajo
