ALINEAMIENTO DE LOS PROCESOS DE TRABAJO Y BUSQUEDA DE AHORROS POSTERIOR A LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP

La implementación de sistemas, en especial ERPs (sistemas completos de gestion empresarial) y CRMs (sistemas para gestionar las relaciones con los clientes y el proceso de gestión de las ventas) son proyectos complejos cuyo principal objetivo es dejar el software configurado de forma completa y funcionando a punto.

En ocasiones, la forma en que trabajan las personas "alrededor" de estos nuevos sistemas o tecnología requiere una revisión para alinear los procesos de trabajo alrededor del nuevo habilitador tecnológico y aprovechar de forma completa las nuevas capacidades.

La omision de esta revisión y alineamiento puede ocasionar que momentaneamente la operacion sea más compleja o más costosa, porque se mantienen las 'viejas formas' de hacer las cosas y se tiene el costo agregado que ha significado la inversion en el nuevo software.

Una vez terminada la implementación de su ERP, el cliente ha realizado una serie de ajustes a sus procesos y organización, para adaptarse a los requerimientos y decisiones tomadas durante el proyecto. Aunque su operación es más controlada y robusta, su costo total de operar (suma de los gastos y costos al final del mes) no refleja grandes ahorros, lo cual pone en riesgo el retorno sobre la inversión realizada.

Se trabajó junto con el coordinador de proyecto durante aproximadamente 2-3 meses en identificar los costos de los procesos de punta a punta, se analizó la estructura organizacional del momento y se definió una meta de ahorro y una ruta de cambio para aspectos de procesos, de gestión, estructura y otros, a fin de optimizar el aprovechamiento del sistema y lograr ahorros que compensaran la inversión.

Se utilizaron elementos de nuestra metodología para la Reducción de Costos Sostenible, en donde se evalúan no solo los aspectos de 'contención del gasto' (i.e. gastar menos) sino también los temas estructurales, de gestión y cultura que permiten realizar mejoras permanentes en la 'forma de hacer las cosas', y que por tanto impactan la posición de costos de la empresa de forma sostenible (mismo o mejor resultado costando menos).

Asimismo, se analizó la forma en que se operaban algunos procesos alrededor del ERP, con el fin de hacer sugerencias respecto a oportunidades para optimizar el aprovechamiento de la herramienta.

A partir de un enfoque conjunto con el cliente, se utilizaron elementos de costeo basado en actividades, analítica, Lean Six Sigma, gestión del cambio, moldeado cultural y diseño organizacional para establecer una ruta de cambio o 'blueprint' que la empresa pudiera seguir.

A través de la ejecución del proyecto se obtuvo:

■ Claridad sobre las áreas impactadas por la mejora tecnológica que implicó el ERP

■ Una hoja de ruta sobre como llevar adelante los cambios que generan los ahorros

■ Un estimado sobre el potencial de ahorro que debería lograrse y metas por cada
responsable respecto a su impacto sobre dichos ahorros.

© 2018 EXYGE™ / SERVINFOR, S.A. Todos los Derechos Reservados